Se l'azienda utilizza lo smart working non può usarlo contro il lavoratore nè tantomeno licenziarlo

L'urgenza di chiarire i diritti dei lavoratori e i limiti a cui le imprese devono attenersi, nel quadro dello smart working, è diventata un nodo nevralgico nei rapporti di lavoro contemporanei.

Nel corso degli ultimi anni, la giurisprudenza ha ribadito la necessità di maggiori tutele a favore di chi lavora da remoto, con sentenze che hanno sancito l'illegittimità del licenziamento disciplinare in caso di prestazione lavorativa effettivamente resa, anche in assenza di un accordo scritto di smart working, quando il quadro normativo d'emergenza lo consentiva. La Corte di Cassazione ha affermato che l’arbitrarietà nel recesso aziendale unilaterale, senza valide motivazioni, espone l’impresa a pesanti sanzioni e all’obbligo di reintegra del dipendente.

La sfida per le aziende, oggi, è saper coniugare strategia organizzativa e rispetto dei principi di civiltà giuridica. Gli errori nella gestione dello smart working rischiano di compromettere credibilità e sicurezza legale, con costi elevatissimi in termini di contenzioso e reputazione. La presenza di normative spesso ancora incomplete, affiancate da prassi e contratti collettivi in rapido aggiornamento, impone una gestione rigorosa che deve poggiare su competenze e procedure trasparenti.

Questa nuova complessità esige una lettura aggiornata dei rischi, delle opportunità e degli obblighi connessi allo smart working, soprattutto per chi intende prevenire errori che possono tradursi in licenziamenti illegittimi o richieste di danni patrimoniali. 

Smart working e diritto alla disconnessione: obblighi, rischi e tutela del lavoratore

Il lavoro agile, introdotto con l’obiettivo di favorire un miglior equilibrio tra tempo libero e produttività, ha portato all’emersione di nuovi rischi per la salute psicofisica dei lavoratori. Secondo i dati Eurofound (EWCS 2026), il 63% di chi opera da remoto subisce contatti aziendali fuori orario, mentre il 59% degli interessati dichiara livelli di stress lavorativo critici.

Il quadro normativo italiano ha cercato di intervenire sul problema già a partire dai primi provvedimenti in materia di smart working, prevedendo che qualsiasi lavoro in smart working rispetti:

• I limiti di orario giornaliero 
• Le pause obbligatorie tra fine e inizio di una sessione lavorativa
• L’inviolabilità dei periodi di riposo, anche in presenza di strumenti digitali che facilitano la reperibilità

Nonostante tutto, il diritto alla disconnessione, ossia il potere di non rispondere alle richieste aziendali oltre il normale orario, non è ancora codificato in maniera definitiva nella legge italiana. Il disegno di legge 1290/2024 prevede però l’introduzione di uno specifico diritto “a non ricevere comunicazioni al di fuori dell’orario ordinario di lavoro”, riservando almeno 12 ore di riposo da qualsiasi ingerenza e sanzioni da 500 a 3.000 euro per violazioni. 

La difficoltà più grande si manifesta nelle PMI, dove la cultura della disponibilità illimitata resiste, spesso per la natura meno strutturata dei rapporti interni. Gli errori più comuni:

• Mancata regolamentazione delle comunicazioni fuori orario, con possibili pretese di straordinario non conteggiato
• Assenza di policy scritte sulla reperibilità
• Abuso di strumenti digitali personali senza adeguate distinzioni tra vita privata e lavoro
• Rischio di burnout e di richieste di indennizzo per danni psicofisici-

Le sanzioni previste dalla proposta normativa e quelle già applicabili dagli ispettorati del lavoro, impongono all’azienda investimenti in formazione, policy interne e soluzioni tecnologiche.

Nei grandi gruppi la situazione è spesso differente: regolamenti aziendali fissano limiti precisi, bloccano i server oltre orario, forniscono telefoni dedicati e adottano sistemi di invio programmato delle email. Così, il rischio legale si riduce drasticamente. Nelle piccole realtà, invece, la zona grigia espone a sofisticate richieste risarcitorie e accertamenti.

Il legislatore ha rafforzato le tutele:

• L’accordo individuale di smart working, pur importante, non può ridurre le tutele essenziali della legge.
• La Corte di Cassazione ha stabilito che il recesso unilaterale e immotivato dell’azienda dallo smart working, soprattutto se seguito da licenziamento, è contrario a principi di correttezza e buona fede; la sanzione prevede reintegra e rimborso danni.
• Nei casi di assenza contestata ma in presenza di prestazione agile realmente eseguita e autorizzata anche in forma orale (in periodi emergenziali), il licenziamento è ritenuto illecito.

Elaborando queste sentenze, si delinea un sistema in cui la protezione dei lavoratori non può essere raggirata da decisioni aziendali arbitrarie. Perfino quando manchi un accordo scritto – scenario tipico della fase pandemica dal 2020 – la prestazione effettivamente resa in modalità agile con consenso datoriale tutela il dipendente da licenziamenti per assenza ingiustificata. Le aziende che violano queste tutele rischiano sanzioni pecuniarie, accertamenti e danni reputazionali difficili da recuperare.

La differenza con il settore pubblico è netta: nella PA il lavoro agile è spesso vissuto come una concessione – non ancora strutturato come diritto ordinario e revocabile con maggiore facilità –, ma resta centrale la necessità di mantenere standard di welfare, salute psicologica e organizzativa. I lavoratori privati e pubblici concordano sulla richiesta di non perdere le tutele acquisite nel periodo emergenziale e di rafforzare i benefit collegati al benessere e alla previdenza integrativa.

Cosa fare per evitare errori, contenziosi e licenziamenti illegittimi nello smart working

Alla luce delle recenti sentenze e dell’evoluzione rapida delle normative, ogni datore di lavoro e lavoratore deve applicare strategie pragmatiche per ridurre il rischio di errori e azioni scorrette. In questa sezione si dettagliano i comportamenti raccomandati, le best practice e le trappole più comuni che favoriscono il contenzioso.

• Redigere e condividere una policy aziendale chiara: lo strumento principale è un regolamento interno, firmato e recepito da tutti, che stabilisca con precisione le fasce orarie di reperibilità e le eccezioni. La policy deve prevedere la gestione delle emergenze, le comunicazioni di servizio e le interruzioni consentite.
• Inserire nel contratto o nell’accordo individuale di smart working le modalità di disconnessione (tempi di riposo, limiti tecnici, canali preferenziali per urgenze giustificate).
• Formare i responsabili e i manager sul rispetto del diritto alla disconnessione, evitando comportamenti che possano essere interpretati come pressione indebita o sorveglianza fuori orario.
• Dotare, se possibile, di telefoni aziendali separati e profili business che facilitino la distinzione tra tempo di lavoro e vita privata, attivando funzioni di blocco e invio programmato delle email fuori orario.
• Monitorare costantemente il rispetto delle fasce di “non contatto”, anche tramite strumenti tecnologici, e segnalare tempestivamente le violazioni.

È essenziale, inoltre, evitare tre errori tipici che spesso sono causa di contestazioni legali:

• Confondere comunicazioni informali (ad esempio WhatsApp o messaggi vocali) con ordini di servizio, inducendo prestazioni lavorative occulte e verosimili richieste di straordinario
• Sottovalutare il rispetto delle regole sulle ferie e sui riposi minimi
• Ritardare la risoluzione delle controversie su tempi, mansioni e luoghi del lavoro agile, che spesso sfociano in contestazioni per mancata chiarezza o discriminazione

Il rischio per chi sbaglia è concreto. Un accordo carente, privo di clausole di tutela, può costituire una bomba a orologeria legale in caso di ispezione o di dispute promosse dal dipendente. Il lavoratore che subisce pressioni indebite o licenziamenti inspiegabili ha diritto a tutele rafforzate e le sentenze recenti confermano questa tendenza: senza una motivazione valida, la cessazione unilaterale dell’accordo di smart working è nulla.

Per ridurre al minimo i rischi occorre applicare le seguenti azioni concrete:

• Registrare sempre le comunicazioni aziendali rilevanti, utilizzando canali ufficiali e archivi digitali certificati
• Richiedere sempre riscontri scritti per le richieste di attività fuori orario
• Tenere aggiornata la formazione interna sui nuovi obblighi di legge e sulle best practice adottate dal settore di riferimento
• Verificare, con l’ausilio di consulenti e professionisti di diritto del lavoro, la corretta applicazione delle policy e degli accordi interni
• Nei casi più delicati (ad esempio assenze contestate), documentare lo svolgimento della prestazione tramite report, log di attività e email inviate/recepite

Un’ulteriore attenzione merita la gestione dei benefit e degli strumenti di welfare collegati alla prestazione agile: il bonus welfare di 250 euro, ad esempio, è un credito spendibile in beni o servizi secondo le regole dei CCNL, ma può andare perso per mancata attivazione entro l’anno. Gli errori frequenti sono la mancata osservanza delle scadenze, la confusione tra benefit e denaro in busta paga e la scarsa verifica delle modalità offerte dall’azienda per usufruire dei crediti disponibili.

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