Certificati di malattia: come cambiano le regole per le aziende e le conseguenze per i lavoratori

I cambiamenti recenti nelle modalità di gestione delle assenze per motivi di salute stanno imponendo un tempestivo adeguamento delle procedure per le aziende e una maggiore attenzione ai lavoratori. La nuova disciplina per la comunicazione dei certificati di malattia, dopo la proroga INPS delle nuove regole su Uniemens, genera fin da subito effetti concreti, sia lato datori di lavoro sia per chi beneficia dell’indennità. Molti rischiano errori e omissioni, esponendosi a controlli e sanzioni, ma anche a ritardi nei pagamenti. Da un lato, le imprese devono aggiornare prassi interne e sistemi amministrativi; dall’altro lato, i dipendenti temono impatti sull’erogazione del trattamento economico e sugli obblighi di reperibilità.

Le regole che disciplinano la trasmissione telematica degli eventi di malattia tramite il flusso Uniemens oggi coinvolgono l’esposizione sia dell’evento sia delle richieste di conguaglio delle indennità anticipate.

La necessità di assicurare la coerenza tra le informazioni dichiarate e i dati in possesso dell’Inps rende indispensabile una maggiore precisione da parte dei datori di lavoro. Per i lavoratori, ogni anomalia nella documentazione può tradursi in contestazioni, blocco delle indennità o verifiche sulla legittimità dell’assenza. Sono i dettagli tecnici a determinare la differenza tra una gestione regolare e una situazione a rischio di irregolarità.

Indennità di malattia, gestione Uniemens e obblighi dei datori di lavoro: cosa cambia e quali errori evitare

Nel nuovo scenario normativo, la presentazione e la gestione delle assenze per malattia diventano sempre più articolate, richiedendo alle imprese competenze aggiornate sia sugli strumenti operativi sia sugli oneri amministrativi.

Cos’è l’indennità di malattia e chi la eroga?

L’indennità di malattia rappresenta il sostegno economico corrisposto durante il periodo di incapacità lavorativa. La titolarità e le modalità di pagamento dipendono dalla categoria lavorativa e dal contratto collettivo applicato. L’INPS interviene in modo diretto o indiretto, mentre i contratti collettivi spesso impongono al datore di lavoro integrazioni percentuali rispetto alla base assicurata dall’ente pubblico.

• Operai dell’industria e dei servizi
• Impiegati del settore terziario
• Lavoratori sospesi
• Lavoratori sportivi subordinati
• Lavoratori marittimi

Per alcune categorie, ad esempio colf, badanti e per i primi tre giorni della malattia (periodo di carenza),l’intera quota resta a carico azienda.

Percentuali e regole differenziate tra i CCNL

L’importo riconosciuto ai dipendenti e la quota da anticipare in busta paga possono variare molto: le percentuali e le modalità di integrazione dell’indennità sono determinate annualmente dall’ente previdenziale e ulteriormente integrate dalla contrattazione collettiva. Un quadro operativo distingue:

• Gestione “ordinaria” con quota inps + eventuale integrazione aziendale
• Gestione “esclusiva” a carico dell’azienda per specifiche categorie o periodi

Nuove regole Uniemens: cosa deve fare il datore

Dopo la proroga INPS, l’obbligo formale di corretta esposizione delle informazioni sulle assenze si fa stringente. Si tratta di indicare tempestivamente sia l’inizio che la fine dell’evento di malattia, valorizzare i campi specifici per il conguaglio e garantire che i dati sulle indennità anticipate corrispondano a quanto certificato dalla documentazione sanitaria.

• Compilazione accurata di ogni campo in Uniemens riguardante le assenze
• Verifica degli accrediti figurativi con i dati anagrafici e sanitari
• Conguaglio da gestire in modo coerente, incrociando le richieste avanzate con le attestazioni di malattia presenti nel sistema INPS

Mancate o errate indicazioni espongono a rilievi in sede di ispezione INPS, sanzioni, oltre che al rischio di respinta dei conguagli effettuati.

Errori comuni e come evitarli

• Omessa variazione dello stato lavorativo nel file Uniemens
• Invio tardivo della certificazione
• Dati discordanti tra quanto richiesto per il conguaglio e quanto documentato
• Mancata integrazione obbligatoria secondo CCNL

Un errore nell’indicazione degli eventi comporta conseguenze dirette per la tempestività e l’importo dell’indennità di malattia e rischia di innescare controlli incrociati e sospensioni nell’erogazione dei trattamenti. Pertanto è essenziale formare il personale amministrativo, effettuare periodiche verifiche documentali e mantenere un dialogo costante con il consulente del lavoro.

Controlli Inps, visite fiscali e conseguenze pratiche per lavoratori e aziende

La gestione delle assenze per motivi di salute e i certificati di malattia comporta una crescente attenzione ai meccanismi di controllo e verifica delle corrette dichiarazioni sia per le imprese che per i lavoratori.

L’Osservatorio statistico dell’Inps ha mostrato che, nel solo quarto trimestre del 2025, sono state effettuate oltre 200 mila verifiche domiciliari sui casi di malattia, in aumento rispetto al medesimo periodo dell’anno precedente.

Tuttavia, in una prospettiva quantitativa, la percentuale di certificati sottoposti a ispezione resta ridotta: solo il 2,3% di oltre 8,8 milioni di eventi trasmessi viene effettivamente controllato. Nei servizi pubblici, la probabilità di ricevere la visita del medico INPS sale al 4,4%, mentre nel settore privato il dato è 1,6%.

• Maggiore incidenza dei controlli tra i dipendenti pubblici
• Controllo mirato sui casi considerati a rischio.

Gli esiti dei controlli evidenziano che:

• La maggioranza delle visite si conclude con la conferma della prognosi
• Le riduzioni della prognosi sono inferiori all’1,2% dei casi
• I casi di irreperibilità rilevati superano le 21.000 unità
• Le assenze considerate giustificate risultano pari a oltre 11.000

Dal punto di vista pratico, è fondamentale per le aziende e i dipendenti prestare attenzione alle regole sulla reperibilità e sulle comunicazioni tempestive. Le principali criticità riguardano:

• Mancata presenza all’indirizzo comunicato all’INPS durante le fasce orarie di reperibilità
• Inesattezze nell’indicazione dei recapiti nel certificato medico
• Assenze prolungate non segnalate adeguatamente

Sanzioni e conseguenze

• Per i lavoratori: decadenza o sospensione del diritto all’indennità per giustificato motivo
• Per le aziende: contestazioni in sede ispettiva e possibile mancato riconoscimento dei recuperi contributivi richiesti

Analisi dei dati e delle criticità operative

Sebbene il fenomeno dei controlli sia in crescita, la strategia INPS punta a rendere i controlli sempre più precisi e mirati, individuando sia le anomalie formali nell’invio dei certificati sia i comportamenti sospetti legati alla mancata reperibilità.

Attenzione particolare è richiesta alle imprese per la corretta comunicazione tempestiva al rischio di sanzione e agli obblighi di collaborazione con l’ente di controllo.

Le nuove procedure impongono quindi una gestione scrupolosa e trasparente di ogni evento di malattia, requisito imprescindibile per aziende e lavoratori che intendano evitare contestazioni e garantire la continuità retributiva durante i periodi di assenza.

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