Gli straordinari senza timbratura cartellino quando sono pagabili, come si calcolano e a chi spetta onere della prova

di Marcello Tansini pubblicato il 20/11/2025 alle 17:01

Per calcolare la somma dovuta per lavoro straordinario, occorre innanzitutto determinare quale sia l'orario normale applicato al lavoratore.

La prestazione di lavoro straordinario si verifica quando il lavoratore svolge ore eccedenti rispetto all'orario contrattuale e normale, in conformità al disposto dell'art. 2108 del Codice Civile. La disciplina nazionale prevede che, qualora il dipendente lavori oltre l'orario convenuto, spetti una retribuzione maggiorata o forma equivalente di compensazione.

Molte aziende adottano sistemi di rilevazione delle presenze basati sulla timbratura del cartellino o badge e considerano tale procedimento come prova dell'orario di lavoro. La giurisprudenza ha chiarito che la mancanza della timbratura non esclude il diritto al pagamento dello straordinario. In altre parole la timbratura è uno strumento di prova, ma non costituisce un presupposto dell'obbligo retributivo in assoluto. In ambienti nei quali la rilevazione elettronica non è adottata, oppure vi è un rapporto di lavoro fondato sulla fiducia e sul raggiungimento degli obiettivi, il fatto che non si timbri non impedisce la rivendicazione del compenso per ore extra.

Affinché l'eccedenza oraria sia riconosciuta, non basta che il lavoratore resti oltre l'orario: è necessario che la prestazione sia resa con il consenso, anche implicito, del datore di lavoro o di un suo preposto, oppure che quell'attività straordinaria risponda ad una esigenza aziendale. In effetti, se il dipendente resta oltre orario spontaneamente e per motivi personali, senza che l'azienda ne tragga beneficio o ne fosse consapevole, il diritto può essere legittimamente negato. Al contrario, se l'azienda è a conoscenza dell'eccedenza o addirittura ne trae vantaggio senza ostacolare la prestazione, l'orientamento giurisprudenziale afferma che il compenso spetta comunque. Un orientamento della Corte di Cassazione - ordinanza n. 4984 del 26 febbraio 2025 - ha ribadito che la prestazione di straordinario può essere dimostrata anche tramite testimonianze, anche in assenza di timbrature.

Il calcolo dello straordinario in presenza o assenza della timbratura

Per calcolare la somma dovuta per lavoro straordinario occorre innanzitutto determinare quale sia l'orario normale applicato al lavoratore (ad esempio 38 o 40 ore settimanali) e in quale misura l'effettiva prestazione abbia superato quell'orario. La contrattazione collettiva applicabile riveste un ruolo cruciale perché stabilisce le modalità di maggiorazione, le soglie per eccedenza, e talvolta forme alternative di compensazione (riposo, banca ore). Se l'orario effettivo supera quello pattuito, la parte eccedente è suscettibile di riconoscimento come straordinario.

Una volta accertata l'ora eccedente rispetto al normale orario, il compenso deve essere determinato applicando la maggiorazione retributiva prevista dal CCNL o accordo aziendale; in mancanza di previsione specifica, si applica la disciplina minima vigente. In questo modo la parte oraria in più viene valorizzata in base al valore orario normale incrementato della percentuale prevista. Anche quando non vi è registrazione elettronica o cartellino marcatempo, il meccanismo di calcolo non cambia: ciò che varia è solo la fase probatoria.

Nel caso in cui la timbratura sia assente, il lavoratore che intende ottenere il pagamento dovrà comunque dimostrare le ore extra prestate; solo a seguito della prova si renderà possibile la quantificazione precisa del compenso. L'azienda, dal canto suo, rimane tenuta alla corretta registrazione delle ore straordinarie nel Libro Unico del Lavoro o altro registro obbligatorio, e la mancata tenuta può indebolire la difesa aziendale. La quantificazione delle ore extra può essere deliberata dal giudice quando il diritto sia pienamente provato, ma non può basarsi su una mera valutazione equitativa in assenza di prova.

L'onere della prova: chi deve dimostrare e come

Il principio giurisprudenziale stabilisce che l'onere della prova spetta al lavoratore che reclama il pagamento delle ore straordinarie. Egli deve fornire una ricostruzione dettagliata dei fatti, indicando giorni, orari, modalità della prestazione eccedente rispetto all'orario normale, e dimostrare che l'azienda era consapevole o beneficiava di quella prestazione. Le dichiarazioni generiche del tipo “mi fermavo spesso dopo l'orario” non sono sufficienti: la giurisprudenza richiede una prova puntuale e specifica.

In assenza della timbratura, il lavoratore può fare ricorso a diverse tipologie di prova: testimonianze di colleghi o responsabili, documentazione digitale (email, chat aziendali, rapporti di intervento) che comprovino la prestazione oltre orario, oppure elementi che consentano di desumere una presunzione a carico del datore di lavoro, ad esempio in caso di rifiuto dell'azienda di produrre registri interni. Tuttavia tali prove devono essere accurate, coerenti e non contraddittorie, per poter soddisfare il rigore richiesto dai giudici.

Se il lavoratore non riesce a fornire una prova adeguata, la sua richiesta può essere respinta. L'assenza della timbratura non autorizza automaticamente il pagamento: serve comunque che la prestazione sia dimostrata in modo convincente. La valutazione equitativa del giudice non può supplire all'assenza della prova. Se la timbratura risulta presente e l'azienda dimostra che l'orario è stato rispettato, al lavoratore resta l'onere di dimostrare l'eccedenza rispetto a quanto registrato. Una recente ordinanza della Cassazione ha respinto la domanda di pagamento in assenza della prova specifica.