Cosa devo dire di me al datore di lavoro prima che mi assuma (malattie, problemi, etc) obbligatoriamente?

L'avvio di un nuovo rapporto di lavoro impone una serie di obblighi informativi tassativi, orientati a garantire trasparenza, sicurezza giuridica e tutela per entrambe le parti. Ma quali comunicare tra malattie, problemi, licenziamenti, condanne

Negli ultimi anni, anche grazie al Decreto Trasparenza (D.Lgs. 104/2022), la disciplina delle informazioni da trasmettere prima dell'instaurazione del contratto lavorativo è stata rafforzata, richiedendo la comunicazione di dati personali, amministrativi e sanitari mirati ed essenziali, ma sempre nel rispetto della privacy. La corretta gestione delle informazioni obbligatorie rappresenta una tutela per il lavoratore e una salvaguardia contro possibili sanzioni per il datore di lavoro. Vediamo quali dati e documenti vanno forniti, quali limiti esistono nella richiesta di notizie e quali conseguenze derivano da omissioni o inesattezze.

Quali dati personali e documenti occorre fornire al datore di lavoro

Prima della sottoscrizione del contratto, il candidato selezionato deve fornire un insieme di dati e documenti indispensabili per la stipulazione regolare del rapporto. Si tratta di informazioni riconosciute dalla legge come strettamente necessarie a identificare l'individuo, regolarizzare la posizione anagrafica e fiscale, valutare i requisiti per l'accesso a determinate agevolazioni o per la corretta applicazione del trattamento previdenziale:

• Dati anagrafici completi: nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale.
• Documento d'identità valido: carta d'identità, passaporto o patente.
• Codice fiscale e tessera sanitaria per l'identificazione fiscale e sanitaria.
• Informazioni sulla residenza e domicilio, utili per la gestione di detrazioni fiscali comunali e regionali.
• Certificati di stato di famiglia e altri documenti utili (ad es. per gli assegni familiari).
• Eventuali titoli di studio, abilitazione o qualifiche professionali richieste dal ruolo.
• Modello per la richiesta delle detrazioni fiscali (c.d. modello detrazioni).
• Se già lavoratore, Certificazione Unica (CU) dal precedente datore di lavoro.
• Documenti per la previdenza complementare: modulo TFR2 sulla destinazione del trattamento di fine rapporto.

Inoltre, l'azienda dovrà comunicare le assunzioni al Centro per l'Impiego tramite modello Unilav, inserendo tutte le informazioni richieste dalla normativa vigente. La comunicazione preventiva è obbligatoria e garantisce la regolarità del rapporto, coinvolgendo anche INPS e INAIL per assicurazioni sociali e coperture previdenziali.

Relativamente al contratto individuale di lavoro, il Decreto Trasparenza impone al datore di informare il lavoratore, già prima dell'inizio dell'attività, su identità delle parti, luogo di lavoro, tipologia, data d'inizio e (se del caso) fine rapporto, retribuzione, orario, periodo di prova, diritto alla formazione, durata delle ferie e modalità di preavviso:

La trasparenza nella consegna di queste informazioni è sinonimo di affidabilità nel rapporto lavorativo.

Informazioni su salute e certificati medici: cosa è obbligatorio dichiarare

Per la tutela della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, alcune informazioni sullo stato di salute del dipendente possono essere richieste prima dell'instaurazione del rapporto di lavoro. Tuttavia, è la normativa a stabilire con precisione limiti e condizioni di tali richieste:

• Certificato di idoneità al lavoro (visita medica preassuntiva): obbligatorio quando la mansione comporta rischi specifici, come previsto dalla legge (D.Lgs. 81/08). Non è necessario per lavoratori destinati a compiti d'ufficio o privi di rischi particolari.
• Per minorenni: obbligatoria la visita medica e la dichiarazione di consenso dai genitori per i lavoratori tra 16 e 18 anni.
• Sorveglianza sanitaria: laddove prevista dal DVR (Documento Valutazione Rischi) aziendale, il lavoratore deve sottoporsi a visita medica preventiva.

Non si devono mai comunicare notizie generiche sul proprio stato di salute; nessuna diagnosi dettagliata è richiesta al datore di lavoro. Il certificato rilasciato dal medico competente dovrebbe semplicemente contenere la dichiarazione di idoneità, con eventuali prescrizioni, senza specificare la patologia riscontrata. L'esito della visita resta coperto da riservatezza medica.

• I controlli medici sono a carico dell'azienda.
• Il lavoratore può sempre chiedere copia del proprio certificato di idoneità.
• La durata e la periodicità delle visite vengono stabilite dal medico competente, in funzione del rischio.

Le informazioni sanitarie sono trattate con specifiche cautele a tutela della privacy, anche grazie al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) che impone regole stringenti.

Il datore di lavoro può solo verificare l'idoneità generale alla mansione e non può chiedere autocertificazioni sulle condizioni di salute o patologie pregresse tranne nei casi previsti (es. invalidità dichiarata, richiesta volontaria di permessi 104/92).

Dichiarazioni, autocertificazioni e permessi di soggiorno

Nei casi di assunzione di cittadini non italiani, la trasmissione di documenti e dichiarazioni assume ulteriori specificità. I cittadini extra UE devono esibire il permesso di soggiorno valido per motivi di lavoro, rilasciato dalle autorità competenti, insieme al passaporto. Il permesso di soggiorno deve essere presentato anche in fase di rinnovo, allegando la ricevuta della richiesta a un nuovo datore di lavoro. Chi già risiede in Italia, anche con permesso in scadenza, può essere assunto se ha avviato la procedura di rinnovo.

Per quanto riguarda la comunicazione di assunzione di un lavoratore straniero:

• L'azienda invia la comunicazione preventiva di assunzione (CO) tramite i portali INPS entro le 24 ore precedenti l'avvio del lavoro.
• Per i lavoratori provenienti da paesi terzi, spesso è richiesto anche il nulla osta rilasciato dallo Sportello Unico per l'Immigrazione.
• Le dichiarazioni di autocertificazione possono essere richieste solo se previste per legge, ad esempio per il possesso di determinati titoli o per lo stato di disoccupazione.

Per i cittadini UE, SEE o svizzeri valgono regole equiparate ai lavoratori italiani, con presentazione del documento di identità, codice fiscale e tessera sanitaria. Minor particolare attenzione ai permessi di soggiorno, salvo casi specifici.

Ogni datore di lavoro deve garantire la correttezza della documentazione presentata e la rispondenza alle normative vigenti, sia in materia migratoria sia fiscale.

Privacy, consenso e trattamento dati personali

Prima della raccolta e del trattamento dei dati personali dei candidati, l'azienda è obbligata a informare il lavoratore sulle finalità, le modalità e i limiti dell'utilizzo di tali dati. La normativa di riferimento è il Regolamento UE 2016/679 (GDPR), che impone trasparenza e consapevolezza nella gestione delle informazioni personali, ancor più se si tratta di dati sensibili - come quelli relativi alla salute:

• I dati personali raccolti devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto alla finalità dell'instaurazione del rapporto di lavoro.
• L'informativa privacy deve essere fornita in maniera chiara e tempestiva, normalmente prima della firma del contratto.
• Il consenso al trattamento dei dati è richiesto quando le basi giuridiche non sono già previste dalla legge (es: campagne di marketing o archiviazione oltre i termini di legge).

I dati raccolti (anagrafici, fiscali, sanitari ecc.) devono essere custoditi con misure tecniche e organizzative adeguate per garantirne la sicurezza e la riservatezza. Si deve garantire l'accesso solo al personale autorizzato e la tracciabilità degli accessi, oltre alla possibilità di esercizio dei diritti da parte dell'interessato, come accesso, aggiornamento o cancellazione dei dati.

Le informazioni devono essere conservate solo per il tempo strettamente necessario all'adempimento delle finalità per cui sono state raccolte, salvo obblighi specifici di legge.

Cosa il datore di lavoro non può domandare

Il quadro normativo italiano stabilisce precisi confini riguardo alle informazioni che possono essere richieste in vista di un'assunzione. Secondo l'art. 8 dello Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970), è espressamente vietato al datore di lavoro di raccogliere dati non essenziali ai fini della valutazione dell'attitudine professionale del candidato:

• Non possono essere domandate informazioni sulle opinioni politiche, religiose o sindacali.
• Si vietano indagini relative alla vita privata non attinenti al lavoro da svolgere.
• Non è lecito indagare su eventuali patologie pregresse o handicap se non rilevanti per la mansione specifica o se non necessarie alla valutazione dell'idoneità lavorativa.
• Non si deve chiedere la motivazione di precedenti dimissioni o licenziamenti, se non in casi di ruoli particolarmente delicati e comunque con limiti ben precisi.

Le agenzie investigative possono essere incaricate solo per la verifica di informazioni professionali e titoli dichiarati, sempre entro limiti normativi precisi.

Il principio di pertinenza impone che l'informazione richiesta sia proporzionata e realmente utile all'instaurazione e gestione del rapporto lavorativo. Ogni indebita raccolta rappresenta un rischio di violazione della privacy e di possibili sanzioni.

È quindi esclusa la possibilità di richiedere informazioni personali eccedenti o non strettamente correlate alle competenze richieste, così come è proibito chiedere autocertificazioni su aspetti non previsti dalla legge.

Conseguenze in caso di omissioni o dichiarazioni non corrette

Fornire informazioni incomplete, inesatte o false prima dell'assunzione può innescare conseguenze rilevanti di natura sia civile sia amministrativa. Per il lavoratore, la mancata consegna dei documenti obbligatori può comportare il ritardo o l'impossibilità dell'avvio del rapporto di lavoro, la perdita di agevolazioni fiscali o previdenziali e, in casi di dichiarazioni mendaci rilevanti, il licenziamento per giusta causa.

Qualora vengano omessi dati essenziali, l'azienda potrebbe non essere in grado di attivare le comunicazioni Unilav e la posizione contributiva, esponendo anche sé stessa a sanzioni amministrative per assunzione irregolare o ritardata:

L'azienda può essere soggetta a sanzioni da parte degli enti competenti (INPS, INAIL, ITL), in particolare per mancata comunicazione preventiva di assunzione o irregolarità contributive, oltre che per violazioni sulla raccolta di dati non autorizzati.

Ogni dato fornito deve dunque essere completo, veritiero e aggiornato. Il lavoratore è tenuto a segnalare prontamente eventuali variazioni rilevanti (indirizzo, stato civile, permesso di soggiorno).

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